Facturation médicale interne ou externalisée : la comparaison

Le coût réel de la facturation interne

Le salaire est le chiffre visible et en général la plus petite part. Il faut y ajouter les charges patronales et les avantages sociaux, les licences du logiciel de facturation, les frais de chambre de compensation, le poste de travail et son support, la formation continue pour maintenir le codage à jour, et le temps d’encadrement consacré à superviser la fonction. Il faut ensuite ajouter le coût bien réel mais rarement compté : les encaissements qui n’ont pas lieu pendant les semaines où un cabinet est entre deux facturiers, ou pendant qu’une nouvelle recrue apprend le portefeuille d’assureurs.

Ce que coûte l’externalisation, et ce qu’elle apporte

• La continuité. Les congés, les arrêts maladie et les départs sont absorbés par le service au lieu de suspendre votre flux de demandes.
• La spécialisation. Des codeurs qui travaillent à l’intérieur d’une discipline, plutôt qu’une seule personne qui couvre tous les jeux de codes que le cabinet touche.
• L’entretien des règles des assureurs. Les changements de politique d’un assureur à l’autre sont suivis dans le cadre du service au lieu de dépendre de la vigilance d’une personne.
• Le reporting. De la visibilité sur les encaissements, les créances anciennes et les motifs de refus sans avoir à construire les rapports vous-même.
• L’échelle. Le volume de demandes peut augmenter sans décision d’embauche.

Comparaison des taux d’encaissement

La comparaison que la plupart des cabinets laissent de côté est justement celle qui décide du résultat. Deux fonctions de facturation au même tarif peuvent produire des revenus nets très différents si l’une encaisse 92 pour cent de ce qui est facturable et l’autre 85 pour cent. Demandez aux deux côtés les trois mêmes chiffres sur les mêmes douze mois : taux d’encaissement net, taux d’acceptation des demandes en première présentation et jours de créances. Une fonction interne incapable de produire ces chiffres vous dit déjà quelque chose. Un service qui refuse de s’engager à les communiquer chaque mois vous dit la même chose. Le taux de refus par motif figure sur la même feuille, car un taux de refus faible obtenu en passant des soldes en perte n’est pas un bon taux de refus. Notre propre reporting est décrit sous gestion du cycle de revenus.

Par taille de cabinet

• Les cabinets solo et à deux prestataires ont rarement le volume nécessaire pour occuper pleinement un facturier qualifié, et ne peuvent pas absorber l’absence de cette personne. L’externalisation l’emporte en général sur le coût comme sur la continuité.
• De trois à dix prestataires, la comparaison est la plus serrée. Un facturier interne expérimenté avec un portefeuille d’assureurs stable peut être compétitif, mais le cabinet est à une démission d’un problème de trésorerie.
• Les groupes de plus de dix prestataires fonctionnent souvent en formule mixte : un responsable du cycle de revenus en interne qui porte la relation et les données, avec le travail sur les demandes externalisé pour que l’équipe grandisse sans embaucher.
• Les groupes multisites et ceux qui ajoutent des prestataires rapidement penchent vers l’externalisation, car le volume de demandes peut augmenter sans décision d’embauche à chaque fois.

Par spécialité

• Dermatologie : volume élevé, beaucoup d’actes le jour même, questions fréquentes autour du modificateur 25 et un mélange d’actes médicaux et esthétiques qu’il faut séparer proprement. C’est la charge de codage qui fait en général pencher la décision vers un service spécialisé.
• Thérapie ABA : facturation à l’unité avec suivi de la consommation des autorisations chez plusieurs régimes Florida Medicaid. La discipline de suivi compte plus que le nombre de demandes, et un service de facturation ABA qui fait déjà tourner ce suivi est difficile à reproduire en interne.
• Soins primaires : volume élevé et montants plus faibles, où un modèle au dossier ou un pourcentage avec un plancher est courant et où l’interne peut rester viable à l’échelle.
• Spécialités chirurgicales : moins de demandes, des montants plus élevés, des périodes globales et des contrôles de regroupement. L’expertise de codage fait tout, et elle coûte cher à conserver en interne pour un seul cabinet.
• Santé comportementale et thérapies : forte charge d’autorisations et facturation à la séance, où perdre le compte des unités approuvées est la principale fuite. Voir la facturation médicale de spécialité pour les disciplines que nous couvrons.

Là où l’interne l’emporte réellement

Un facturier interne est assis dans le cabinet et peut aller voir un médecin pour une question de documentation, ce qui raccourcit considérablement certaines boucles. Les cabinets dont le portefeuille d’assureurs est étroit, le volume stable et le facturier ancien et proche des médecins font souvent tourner une fonction interne plus performante qu’un accord externalisé générique. Le modèle fonctionne quand la personne est expérimentée, dispose d’un remplaçant, et que l’environnement des assureurs ne change pas rapidement.

Là où l’externalisation l’emporte en général

L’argument se renforce à mesure que la complexité augmente. Plusieurs assureurs aux règles d’autorisation différentes, une spécialité avec ses propres conventions de codage, une croissance qui dépasse la capacité administrative, ou un cabinet qui a déjà perdu un facturier une fois et a senti le vide. Il se renforce aussi quand le poste interne est devenu discrètement un rôle mixte d’accueil, de programmation et de facturation, car la facturation est la partie que l’on reporte quand la journée s’emballe.

Liste de contrôle pour décider

• Établissez d’abord le modèle tarifaire. Pourcentage des encaissements, montant au dossier et formules mixtes ne se comparent pas directement.
• Demandez ce qui est inclus : codage, accréditation, relevés patients, recours et reporting sont parfois facturés à part.
• Demandez qui traite les refus et les recours, et si cela fait partie des honoraires ou se facture en plus.
• Demandez ce qu’il advient des demandes déjà en cours pendant une transition, puisque les délais de dépôt ne se suspendent pas.
• Demandez à voir le reporting que vous recevriez, pas une description de ce reporting.

La question qui tranche en général

Demandez ce qu’il advient de votre flux de demandes si la personne qui fait votre facturation est indisponible pendant trois semaines. Si la réponse honnête est qu’il s’arrête, vous portez un point de défaillance unique, quelle que soit la performance de la formule une semaine ordinaire. Ce risque, c’est la différence que la comparaison de prix ne montre pas.

Frequently Asked Questions