Choisir une société de facturation médicale est l’une des décisions opérationnelles les plus lourdes de conséquences pour un cabinet. La société de facturation avec laquelle vous travaillez aura un accès direct aux données de vos patients, la main sur votre trésorerie et une influence importante sur vos relations avec les assureurs. Retenir un prestataire sur le seul critère du prix conduit fréquemment à de moins bons résultats que la facturation interne que le cabinet cherchait à remplacer.
Le bon partenaire de facturation possède une expertise démontrable dans votre spécialité et votre portefeuille d’assureurs, une tarification transparente, une responsabilité claire sur la performance et des processus de communication qui vous tiennent informé. Ce guide passe en revue les questions précises à poser et les signaux d’alerte à surveiller. Voir notre page tarifs pour le détail transparent de nos niveaux de service.
Les questions à poser avant de signer
- Pour quelles spécialités facturez-vous actuellement, et pouvez-vous fournir des références de cabinets semblables au mien ? Voir nos capacités de facturation par spécialité.
- Quels sont votre taux de demandes propres moyen et vos jours de créances pour les clients de ma spécialité ? Voir notre transparence sur le reporting RCM.
- Comment gérez-vous l’autorisation préalable, et qui est chargé de relancer les autorisations en attente ?
- Avec quels logiciels de gestion de cabinet et quels EHR vous intégrez-vous ?
- Comment les refus sont-ils gérés, et quel est votre taux de résolution des recours ? Voir notre approche de la gestion des refus.
- Quel reporting vais-je recevoir, et à quelle fréquence ?
- Qui est mon interlocuteur principal, et sous quel délai puis-je attendre une réponse ?
- Quelles sont les conditions du contrat, et comment se passe une résiliation ?
Les modèles tarifaires expliqués
La plupart des sociétés de facturation facturent un pourcentage des encaissements, généralement entre 4 et 9 pour cent selon la spécialité, le volume de demandes et les services inclus. Certaines facturent au dossier ou à la rencontre. Le pourcentage des encaissements aligne les intérêts de la société de facturation sur vos objectifs de revenus. Méfiez-vous des sociétés qui facturent sur la base des charges facturées plutôt que des encaissements, car cela ne crée aucune responsabilité sur le paiement réel. Consultez notre tarification transparente pour savoir exactement ce qui est inclus à chaque niveau de service.
Les signaux d’alerte à surveiller
- Des garanties de taux d’encaissement chiffrés sans examen préalable de vos données actuelles.
- Un refus de fournir des références de clients actuels dans votre spécialité.
- Des réponses floues sur les personnes qui travailleront concrètement sur votre compte.
- Des contrats de longue durée sans référence de performance ni clause de sortie.
- Aucune capacité de reporting, tout partenaire de facturation crédible doit proposer analyses et rapports.
- Des équipes de facturation délocalisées sans documentation claire de conformité HIPAA ni Business Associate Agreements.
À quoi ressemble une transition
Changer de société de facturation exige une préparation soignée pour éviter les trous de revenus. Prévoyez 60 à 90 jours pour le processus de transition. La nouvelle société aura besoin d’un accès à votre logiciel de gestion de cabinet, à vos contrats avec les assureurs, à vos informations d’accréditation et à vos créances ouvertes. Notre équipe de gestion des créances peut reprendre les créances ouvertes d’une société de facturation précédente dans le cadre de la mise en route.
Key Takeaways
- Le prix ne doit pas être le premier critère de sélection, l’expertise dans votre spécialité compte davantage.
- Demandez des références de clients actuels dans votre spécialité et appelez-les vraiment.
- Une tarification au pourcentage des encaissements aligne les intérêts de la société de facturation sur vos revenus.
- Les contrats de longue durée sans clause de performance doivent être renégociés avant signature.
- Prévoyez 60 à 90 jours pour une transition correcte, reprise des créances ouvertes comprise.
Frequently Asked Questions
Vaut-il mieux externaliser la facturation ou la garder en interne ?
La réponse dépend du volume du cabinet, de la complexité de la spécialité et de la capacité du personnel interne. Les volumes plus élevés, les portefeuilles d’assureurs complexes et les règles de facturation propres à une spécialité penchent en général vers l’externalisation auprès d’une équipe dotée d’une expertise et de systèmes dédiés.
À quoi s’attendre pendant les 90 premiers jours avec une nouvelle société de facturation ?
Attendez-vous à ce que les 30 premiers jours portent sur la mise en place des systèmes, la vérification de l’accréditation et l’alignement des flux de travail. Au 60e jour, vous devriez commencer à voir les données de taux de demandes propres et de jours de créances dans le tableau de bord de reporting RCM. Au 90e jour, vous devriez disposer d’assez de données pour juger si la relation est sur la bonne voie.
Puis-je changer de société de facturation sans perturber mon cycle de revenus ?
Oui, avec une préparation correcte. Définissez clairement et par écrit qui est responsable des créances ouvertes de la période précédente. Notre équipe de gestion des créances est spécialisée dans la reprise des créances anciennes et litigieuses laissées par les sociétés de facturation précédentes.