Le système EHR et le système de facturation sont deux des plateformes technologiques les plus importantes qu’exploite un cabinet médical. Quand elles communiquent bien, la documentation clinique alimente proprement le flux de facturation, ce qui réduit la saisie manuelle, les erreurs de codage et le temps de préparation des demandes. Quand elles s’intègrent mal, le personnel passe des heures à ressaisir des informations et le cycle de facturation ralentit.
Comprendre comment l’intégration entre l’EHR et le logiciel de gestion de cabinet influe sur la facturation est important à la fois pour les cabinets qui évaluent de nouveaux systèmes et pour ceux qui travaillent avec une société de facturation externe. Si l’intégration n’est pas correctement mise en place, la relation de facturation restera en deçà de son potentiel, quelle que soit la compétence de l’équipe de facturation.
Ce que signifie l’intégration de l’EHR dans un contexte de facturation
Dans un flux de travail pleinement intégré, l’EHR enregistre la rencontre clinique, le codage est appliqué dans l’EHR, et la charge qui en résulte est transmise par voie électronique au logiciel de gestion de cabinet pour la préparation et l’envoi de la demande. Les informations démographiques du patient, les données d’assurance et l’historique des rendez-vous sont partagés entre les systèmes sans ressaisie manuelle. Nos services de facturation médicale s’intègrent à votre environnement EHR existant sans exiger de changement de système.
Les difficultés d’intégration courantes
- Trous de saisie des charges : des actes documentés dans l’EHR qui n’arrivent jamais sur la demande parce que l’interface de charges est mal configurée, repérés par un audit de facturation médicale.
- Écarts démographiques : des informations patient mises à jour dans un système mais pas dans l’autre, ce qui produit des erreurs de demandes détectées par la vérification d’admissibilité.
- Synchronisation des jeux de codes : des bibliothèques de codes de l’EHR qui ne sont pas à jour avec les versions en vigueur du CPT ou de l’ICD-10-CM produisent des codes erronés sur les charges.
- Doublons de dossiers patients : plusieurs dossiers pour un même patient, qui créent des erreurs d’acheminement des demandes.
- Suivi des autorisations : des données de PA gérées dans l’EHR mais inaccessibles au système de facturation, ce qui laisse des numéros d’autorisation absents des demandes.
Ce qu’il faut vérifier avant de travailler avec une société de facturation
Avant d’engager une société de facturation externe, confirmez qu’elle peut accéder à votre EHR ou à votre logiciel de gestion de cabinet. Demandez si elle passe par un accès direct à l’EHR, par des exports de fichiers ou par un outil d’intégration tiers. Confirmez la fréquence des transferts de données : le temps réel est idéal, un lot quotidien est acceptable. Vérifiez que la société de facturation rapproche les charges du planning des rendez-vous afin de repérer les charges oubliées. Notre mise en route en gestion du cycle de revenus comprend un audit complet de l’intégration avant l’envoi de la première demande.
Key Takeaways
- La qualité de l’intégration entre l’EHR et le logiciel de gestion de cabinet influe directement sur l’exactitude de la facturation et la rapidité des demandes.
- Les trous de saisie des charges sont l’une des sources de perte de revenus les plus fréquentes et les moins visibles.
- Vérifiez l’accès à l’EHR et la fréquence des transferts de données avant de signer avec une société de facturation externe.
- Les mises à jour des bibliothèques de codes ICD-10-CM et CPT dans l’EHR doivent être tenues à jour pour éviter les codes périmés.
- Les données démographiques doivent être synchronisées entre l’EHR et les systèmes de facturation afin d’éviter les refus d’admissibilité.
Frequently Asked Questions
Les sociétés de facturation ont-elles besoin d’un accès direct à l’EHR ?
Pas nécessairement. Beaucoup de sociétés de facturation travaillent à partir du logiciel de gestion de cabinet. Ce qui compte, c’est que les données de charges, les informations démographiques et les informations d’assurance circulent de façon fiable du cabinet vers la société de facturation. Nos services de facturation médicale acceptent plusieurs méthodes de transfert de données.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de cabinet et en quoi diffère-t-il d’un EHR ?
Un EHR gère la documentation clinique, dont les comptes rendus de consultation, les prescriptions et les résultats d’examens. Un logiciel de gestion de cabinet gère les fonctions administratives : la programmation, la facturation, les comptes patients et le reporting. La qualité de l’interface entre les deux est déterminante pour la performance de la facturation.
Comment repérer un problème de saisie des charges ?
Comparez le nombre de rendez-vous honorés sur une période au nombre de demandes envoyées sur cette même période. Un écart constant indique que les charges ne sont pas saisies pour chaque rencontre. Notre audit de facturation médicale comprend un rapprochement de la saisie des charges dans sa revue standard.