Services de facturation en thérapie ABA
Facturation ABA pour les cabinets de Floride. Suivi des unités autorisées, documentation des séances, demandes Medicaid et commerciales.
La contrainte d’autorisation dans la facturation ABA
Les services ABA sont approuvés en unités sur une fenêtre définie, et les heures délivrées au-delà de cette approbation sont en général impayables et ne peuvent pas non plus être facturées à la famille. Suivre le solde restant avant la prestation est la seule vraie prévention.
- Unités approuvées suivies en continu face aux séances délivrées
- Notes de séance vérifiées au regard des exigences de l’assureur avant l’envoi
- Renouvellements d’autorisation préparés avant la fin de la période en cours
- Analystes et techniciens accrédités avant de délivrer des soins facturables
Services de facturation en thérapie ABA Explained
La contrainte qui définit la facturation ABA est l’autorisation. Les assureurs approuvent un nombre d’unités sur une fenêtre définie, et les séances délivrées au-delà de cette fenêtre ou de ce décompte ne sont en général pas payables. Les cabinets qui découvrent le manque au moment de facturer ont déjà rendu le service.
Medsure RCS gère les services de facturation médicale ABA pour les cabinets de thérapie de Floride, avec des soldes d’autorisation surveillés face aux heures délivrées plutôt que rapprochés une fois par mois. Nous traitons les exigences de documentation des séances, les demandes Florida Medicaid et commerciales, ainsi que l’accréditation des prestataires que les analystes et les techniciens doivent obtenir avant que leurs services puissent être facturés.
Les bases de la facturation ABA
What should I know about les bases de la facturation ABA?
La facturation de l’analyse appliquée du comportement repose sur les unités, les autorisations et le niveau du prestataire. La plupart des services se déclarent en unités de 15 minutes, presque tous les assureurs exigent une autorisation avant le début du traitement et plafonnent les unités délivrables, et le tarif dépend de la personne qui a rendu le service : technicien, analyste assistant ou analyste superviseur. Des revenus se perdent à chacun de ces trois points, le plus souvent en épuisant les unités autorisées sans s’en apercevoir, ou en délivrant un service sous un niveau de prestataire que l’autorisation ne couvrait pas. Notre programme de facturation médicale par spécialité suit les trois en temps réel.
CPT 97151 à 97158
What should I know about cPT 97151 à 97158?
- Le 97151 est l’évaluation d’identification comportementale réalisée par le médecin ou un autre professionnel de santé qualifié. Il comprend le temps en présentiel avec le patient et les aidants, et le temps hors présentiel consacré à l’examen des dossiers, à la cotation et à l’interprétation des évaluations et à la rédaction du plan de traitement ou du rapport d’évolution.
- Le 97152 est une évaluation d’identification comportementale complémentaire menée par un technicien sous la direction du professionnel qualifié, lorsque ce dernier a jugé qu’elle était nécessaire pour élaborer le plan.
- Le 97153 est le traitement comportemental adaptatif par protocole délivré par un technicien, le code qui porte l’essentiel du volume dans un cabinet type. Le 97154 en est la version de groupe.
- Le 97155 est le traitement comportemental adaptatif avec modification du protocole par le professionnel qualifié, ce qui inclut la direction d’un technicien pendant une séance. Le 97156 est la guidance familiale au traitement comportemental adaptatif, et le 97158 le code de traitement de groupe conduit par le professionnel qualifié.
- Le choix du code suit la personne qui a rendu le service et le format employé. Le codage relève du codage CPT, assuré par des codeurs qui travaillent cette famille de codes tous les jours.
Autorisations et unités
What should I know about autorisations et unités?
- Les autorisations sont délivrées en unités par code pour une période définie. Nous chargeons chaque autorisation dans un compteur décroissant au niveau du code et alertons le cabinet avant l’épuisement des unités, pas après l’arrivée d’un refus.
- Les unités se facturent par tranche de 15 minutes pour les codes de traitement, donc les heures de début et de fin de séance doivent être documentées et le décompte d’unités porté sur la demande doit se rapprocher d’elles.
- La supervision au 97155 et la séance de technicien au 97153 qui se chevauchent doivent être documentées comme telles, car les assureurs auditent la facturation des mêmes minutes deux fois.
- Les demandes de renouvellement partent avant la fin de l’autorisation en cours, avec les données de rapport d’évolution exigées par l’assureur, via notre service d’autorisation préalable.
ABA et Florida Medicaid
What should I know about aBA et Florida Medicaid?
Florida Medicaid rembourse les services d’analyse du comportement au titre du Behavior Analysis Fee Schedule de l’Agency for Health Care Administration, adopté par voie réglementaire et réédité périodiquement, avec de nouveaux barèmes publiés pour 2022, 2024, 2025 et 2026. Le barème liste les codes CPT avec les modificateurs de niveau de prestataire et des honoraires maximaux fixes, les codes de traitement comme le 97153 étant payés par unité de 15 minutes. Comme la plupart des bénéficiaires de Florida Medicaid sont affiliés à des régimes de gestion coordonnée, les règles pratiques d’autorisation, de documentation et d’envoi des demandes viennent du régime autant que du barème de l’État, et elles diffèrent d’un régime à l’autre. Nous tenons à jour les exigences propres à chaque régime Florida Medicaid que nous facturons, au sein de notre service de facturation Medicaid, pour qu’un cabinet qui sert plusieurs régimes n’apprenne pas chacun d’eux par le refus.
Accréditation des BCBA
What should I know about accréditation des BCBA?
- Un analyste du comportement qui n’est ni inscrit ni accrédité auprès d’un régime ne peut pas être payé par lui, et les autorisations sont rattachées à l’analyste superviseur accrédité.
- Chaque nouveau BCBA recruté doit être inscrit auprès de Florida Medicaid et de chaque régime commercial que le cabinet facture, et les délais se comptent en mois, pas en semaines.
- Les techniciens et les analystes assistants sont généralement facturés sous l’analyste superviseur, si bien que le statut d’inscription de ce dernier conditionne les revenus de toute l’équipe.
- Nous gérons les dossiers, les relances et les revalidations via l’accréditation des prestataires, pour qu’un nouvel analyste devienne facturable dès que le régime le permet.
Services de facturation en thérapie ABA, Frequently Asked Questions
Délivrer des heures au-delà des unités autorisées. Contrairement à la plupart des problèmes de facturation, celui-ci n’est en général pas récupérable, car le service a été rendu sans approbation active et ne peut pas non plus, le plus souvent, être facturé à la famille. Suivre le solde restant avant la prestation est la seule vraie prévention.
Oui. Florida Medicaid et ses régimes de gestion coordonnée ont leurs propres exigences d’autorisation et de documentation, différentes de celles des régimes commerciaux. Nous facturons les deux selon leurs règles distinctes plutôt que dans un flux unique.
Oui. Les services rendus par un prestataire qui n’est pas encore accrédité auprès de l’assureur sont refusés quelle que soit l’autorisation, et la correction rétroactive est rarement possible. Nous coordonnons l’accréditation pour que les prestataires soient inscrits avant de rendre des services facturables.
Cela dépend surtout du volume d’autorisations. Dès qu’un cabinet gère plusieurs autorisations simultanées chez des assureurs aux cycles de renouvellement différents, la charge de suivi dépasse en général ce qu’un poste administratif peut absorber en plus de la planification et de l’accueil.
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