Relance de facturation médicale
Relance structurée des demandes qui poursuit les soldes auprès des assureurs, réduit l’ancienneté des créances et améliore les encaissements.
À quoi ressemble une relance méthodique des demandes
Les demandes non travaillées ne se règlent pas d’elles-mêmes, elles vieillissent au-delà des délais de dépôt. Relancer, c’est appliquer une cadence définie à chaque demande impayée, selon l’assureur et l’ancienneté, en consignant chaque contact et l’action suivante, plutôt que de passer le stock en revue quand quelqu’un en a le temps.
- Chaque demande impayée reçoit une cadence de relance selon l’assureur et l’ancienneté
- Contacts et réponses de l’assureur consignés pour ne pas refaire le travail
- Demandes approchant le délai de dépôt traitées en priorité
- Schémas remontés à l’assureur plutôt que repris demande par demande
Relance de facturation médicale Explained
La relance de facturation est le processus structuré de poursuite des demandes impayées auprès des assureurs après l’envoi électronique. Elle suppose d’examiner le rapport d’ancienneté des créances, de contacter les assureurs pour connaître le statut des demandes en souffrance, de renvoyer les demandes réclamant des informations complémentaires et de remonter les refus en recours. Sans relance méthodique, les demandes vieillissent au-delà de toute récupération pratique et finissent passées en perte comme irrécouvrables. CMS impose que les demandes Medicare soient envoyées dans les 365 jours suivant le service, mais les fenêtres des assureurs commerciaux sont souvent bien plus courtes, ce qui rend la relance dans les délais non négociable.
Medsure RCS fait fonctionner un système de relance structuré qui attribue à chaque demande en souffrance une date de relance, suit les temps de réponse des assureurs et remonte les demandes dépassant les délais de traitement attendus, ce qui maintient les jours de créances bas et les taux d’encaissement élevés. Les demandes refusées repérées lors de la relance sont acheminées directement vers la gestion des refus plutôt que de rester dans une file générale. Les paiements confirmés des demandes résolues sont clôturés par l’imputation des paiements pour mettre à jour les créances et solder la demande.
How It Works: Step by Step
Examen du rapport d’ancienneté des créances
Le rapport d’ancienneté est examiné chaque jour et segmenté par assureur, date de service et solde, pour relancer en priorité les demandes les plus anciennes et les plus importantes.
Interrogation du statut auprès de l’assureur
Les demandes en souffrance sont relancées via les portails des assureurs, par transactions EDI 276/277 ou par téléphone, dans les fenêtres de relance propres à chaque assureur.
Renvoi et informations complémentaires
Les demandes en attente d’informations ou de pièces complémentaires reçoivent une réponse rapide avec les éléments réclamés, puis sont renvoyées pour traitement.
Acheminement et escalade des refus
Les demandes refusées sont acheminées vers le flux de gestion des refus pour analyse de cause racine et recours, tout en restant suivies dans l’écriture de créance d’origine.
Why This Matters for Your Revenue Cycle
L’ancienneté des créances est examinée chaque jour, pas chaque semaine ou chaque mois, si bien qu’aucune demande ne reste sans suite plus de 24 heures.
Une relance structurée maintient la moyenne des jours de créances dans la référence de 30 jours, gage d’une trésorerie saine.
Toute demande dépassant 120 jours d’ancienneté est automatiquement remontée pour examen senior ou recours formel.
Les flux de relance sont conçus pour protéger les délais de dépôt en veillant à ce qu’aucune demande ne se perde dans la file.
Common Mistakes in Relance de facturation médicale
Attendre 60 ou 90 jours avant la première relance
Beaucoup de cabinets attendent 60 ou 90 jours pour commencer la relance, alors que certains assureurs ont déjà fermé la fenêtre de certains droits de recours. La relance doit commencer dans les 30 jours suivant l’envoi chez la plupart des assureurs.
Relancer sans connaissance propre à l’assureur
Chaque assureur a ses délais de traitement, ses portails et ses procédures de relance. Des appels génériques sans connaissance propre à l’assureur font perdre du temps et rapportent des informations moins exploitables.
Traiter toutes les créances de la même façon quel que soit leur âge
Les demandes anciennes présentent plus de risque et appellent souvent d’autres stratégies que les demandes récentes. La relance doit être priorisée par ancienneté et par valeur, pas par l’ordre d’apparition dans une liste.
Passer des demandes en perte sans tenter de recours
Passer une demande refusée en perte sans tenter de recours est une perte directe de revenus. Beaucoup de refus, y compris pour nécessité médicale et pour documentation, sont renversés en recours avec les pièces justificatives adéquates.
How Medsure RCS Manages Relance de facturation médicale
Gestion des créances par priorité
Les demandes sont priorisées pour la relance par assureur, ancienneté et montant, afin que les plus importantes et les plus à risque reçoivent l’attention en premier.
Relance par portail et par téléphone
Nous relançons via les portails propres à chaque assureur, les transactions automatisées d’interrogation de statut et les appels directs, selon la méthode la plus efficace pour chaque assureur.
Consignation du statut des demandes
Chaque action de relance et chaque réponse de l’assureur sont consignées dans le dossier de la demande, ce qui crée une chronologie complète à l’appui des recours et des audits.
Surveillance des délais de dépôt
Nous suivons les délais de dépôt par assureur et priorisons les demandes qui approchent de leur échéance, pour qu’aucun revenu ne soit perdu par un dépassement évitable.
Relance de facturation médicale, Frequently Asked Questions
Nous examinons le rapport d’ancienneté des créances chaque jour et relançons l’assureur pour toute demande non accusée ou non payée dans le délai de traitement attendu pour cet assureur, en général 30 jours pour le commercial et 14 à 21 jours pour Medicare.
Les délais de dépôt varient selon l’assureur. Medicare exige les demandes dans les 365 jours suivant la date du service. La plupart des assureurs commerciaux exigent 90 à 180 jours. Certains régimes descendent à 60 jours. Nous suivons la fenêtre propre à chaque assureur pour chaque demande.
Les demandes qui dépassent le délai de dépôt sont refusées en CO-29 et ne peuvent plus être instruites. Dans certains cas, nous pouvons former un recours avec la preuve que la demande a été envoyée à temps mais rejetée ou perdue. La prévention par une relance méthodique est la seule solution fiable.
Nous ne recommandons un passage en perte que lorsque toutes les voies de recours sont épuisées, que le solde tombe sous le coût de la poursuite, ou que le délai de dépôt est confirmé clos sans recours viable. Nous présentons chaque recommandation au cabinet avec la documentation complète avant tout passage en perte.
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