Contabilización de pagos
Contabilización de pagos exacta con conciliación de ERA y EOB, verificación de ajustes contractuales e identificación de pagos insuficientes.
Por qué la contabilización de pagos es algo más que capturar datos
La contabilización es donde los pagos insuficientes se detectan o se pierden. Las remesas contabilizadas contra la tarifa contratada esperada, y no contra el importe facturado, revelan en el mismo ciclo a una aseguradora que paga por debajo de su propia tabla de tarifas, en lugar de meses después, cuando el patrón ya sale caro.
- Pagos contabilizados contra las tarifas contratadas, no solo contra los cargos facturados
- Pagos insuficientes identificados en el ciclo en que ocurren
- Ajustes codificados correctamente como contractuales, del paciente o de la aseguradora
- Pagos sin contabilizar o descuadrados conciliados a diario
Contabilización de pagos Explained
La contabilización de pagos es el proceso de aplicar los pagos recibidos de las aseguradoras y de los pacientes a las cuentas correctas del sistema de facturación. Incluye contabilizar los avisos electrónicos de remesa (ERA) y las explicaciones de beneficios (EOB) manuales, aplicar los ajustes contractuales, identificar los pagos insuficientes y encaminar correctamente los saldos a las aseguradoras secundarias o a la responsabilidad del paciente. Los estándares de ERA de CMS exigen que los ajustes contractuales contabilizados reflejen la tarifa contratada real y no el importe de ajuste que sugiera la aseguradora.
Una contabilización de pagos exacta es crítica porque es la base de la gestión de las cuentas por cobrar. Cada cifra de su informe de cuentas por cobrar, cada pago insuficiente identificado y cada saldo del paciente generado dependen de que la contabilización se haga bien y de forma constante. Los pagos insuficientes señalados durante la contabilización alimentan directamente los flujos de seguimiento de facturación, de modo que se recuperen en lugar de ajustarse en silencio. Los pagos por debajo del importe contractual o acompañados de códigos de denegación se escalan a la gestión de denegaciones para su revisión y recuperación.
How It Works: Step by Step
Recepción de ERA y EOB
Los avisos electrónicos de remesa (archivos 835) se reciben a diario y se cotejan con las reclamaciones pendientes. Los EOB manuales se escanean y se procesan a medida que llegan.
Aplicación del pago
Los pagos se aplican a las líneas de reclamación correctas, con ajustes contractuales exactos, ajustes de saldo y traspasos de responsabilidad al paciente.
Identificación de pagos insuficientes
Los importes contabilizados se comparan contra las tablas de tarifas contratadas para identificar aseguradoras que pagan por debajo de lo contratado, lo que activa un flujo de seguimiento o de disputa.
Encaminamiento del saldo
Los saldos que quedan tras contabilizar el seguro primario se encaminan correctamente al seguro secundario o a la responsabilidad del paciente, con la reclamación o el estado de cuenta correspondiente.
Why This Matters for Your Revenue Cycle
Las remesas electrónicas se procesan el mismo día hábil en que se reciben para mantener las cuentas por cobrar al día.
Todos los ajustes se aplican según las tablas de tarifas contratadas, no según lo que envíe la aseguradora.
Los saldos de cuentas por cobrar se actualizan a diario tras la contabilización, de modo que los informes de antigüedad reflejen el estado actual.
Los pagos insuficientes de las aseguradoras se señalan y se siguen para su recuperación, no se ajustan en silencio.
Common Mistakes in Contabilización de pagos
Aceptar lo que contabiliza la aseguradora sin revisar la tabla de tarifas
Las aseguradoras a veces pagan por debajo de la tarifa contratada sin explicación. Contabilizar el importe que llega sin compararlo con la tabla de tarifas contratada hace que el pago insuficiente se ajuste en lugar de recuperarse.
Aplicar pagos a la línea de reclamación equivocada
Cuando un pago se aplica a la línea equivocada, la línea real sigue abierta como saldo pendiente, lo que infla las cuentas por cobrar y genera trabajo de seguimiento innecesario.
Agrupar los EOB y contabilizar en bloque sin conciliación diaria
Contabilizar los EOB en bloques en lugar de a diario impide que el informe de cuentas por cobrar refleje el estado actual, lo que hace imposible identificar con exactitud reclamaciones detenidas o problemas de antigüedad.
No encaminar el saldo restante al seguro secundario
Después de que pague el seguro primario, el saldo restante debe encaminarse a la aseguradora secundaria antes de pasar al paciente. Enviar estados de cuenta al paciente antes de facturar al seguro secundario es prematuro e incorrecto.
How Medsure RCS Manages Contabilización de pagos
Procesamiento diario de ERA 835
Todas las remesas electrónicas se procesan a diario según llegan, lo que mantiene al día los saldos de cuentas por cobrar y da visibilidad diaria de los cobros.
Identificación de desviaciones frente a la tabla de tarifas
Cada pago contabilizado se compara con la tabla de tarifas contratada y se señala si la aseguradora pagó por debajo del importe contratado.
Gestión de ajustes contractuales
Aplicamos los ajustes contractuales según las tarifas contratadas y no según el importe de ajuste que sugiera la aseguradora, lo que evita que se ajusten ingresos por error.
Encaminamiento al pagador secundario
Tras contabilizar el seguro primario, los saldos restantes se encaminan correctamente al seguro secundario, con reclamaciones de traspaso o documentación de coordinación de beneficios según se requiera.
Contabilización de pagos, Frequently Asked Questions
Una ERA (Electronic Remittance Advice) es la versión electrónica de la explicación de pago, entregada como archivo de transacción 835 estandarizado. Un EOB (Explanation of Benefits) es el equivalente en papel o en PDF. Ambos explican qué se pagó, qué se ajustó y qué queda pendiente, pero las ERA se pueden contabilizar de forma automática y los EOB exigen registro manual.
Comparamos el importe contabilizado de cada línea de reclamación con la tabla de tarifas contratada de esa aseguradora y ese código de servicio. Todo pago por debajo de la tarifa contratada se señala como pago insuficiente y se pone en cola para seguimiento.
Los errores de contabilización se detectan en nuestro proceso de conciliación diaria. Cuando se halla una contabilización incorrecta, revertimos y volvemos a contabilizar el pago correctamente e investigamos si el error fue aislado o parte de un patrón.
Las remesas electrónicas se procesan el mismo día hábil. Los EOB manuales se contabilizan en uno o dos días hábiles desde su recepción, según el volumen.
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